Свобода        06 марта 2020        24         0

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Общие понятия

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах:

  • утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;
  • указ Росархива от 23.12.2009 N76.

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года. При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности.

Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел, т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела.

Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Как составить номенклатуру дел организации - образец

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98), включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

  • экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;
  • формирование дел;
  • предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
  • предоставление их сохранности;
  • предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.

Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата, отвечающий за работу с архивной документацией организации.

Утверждается номенклатура управляющим архива организации, либо субъектом, отвечающим за архивы.

Подписывается руководством органов либо субъектом, отвечающим за делопроизводство, и уже после утверждения эксп. комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании.

Чем отличается дело от документа?

Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее  письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер».

Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.

Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

Функции номенклатуры

Номенклатуру дел применяют в различных ситуациях:

  1. Для классификации имеющейся документации, то есть когда номенклатура служит проектом распределения документов уже после их выполнения и, проще говоря, служит персональным архиватором для организации.
  2. Номенклатура может быть архивом как для сугубо бумажных накоплений, так и для формирования, перемещения, хранения, упорядочивания и других удобных операций с информацией в электронном виде.
  3. Она содержит данные о сроках сохранения документации.
  4. Любое дело, введенное в номенклатуру, содержит временные сроки хранения документа, указанные на нём. Оформляя документацию в дела, в согласовании с формой номенклатуры, этим, в то же время, планируют, хотя и приблизительно, ориентировочный период хранения важных документов.

  5. При оформлении номенклатуры осуществляется важнейший этап экспертизы значимости документов.
  6. Оформляет индексацию в делопроизводстве — индексы дел обычно входят регистрационные номера документов.
  7. Имеет чисто информационную функцию при исследовании устройства организации.
  8. Является базовым фактором при учете описей дел, как постоянного так и временного (на десять лет и более) охранения, и важнейшим учетным фактором в документообороте.
  9. Используется с целью учета дел временного (вплоть до десяти лет) хранения.
  10. Может применяться как модель возведения справочно-информационной картотеки на отработанную документацию.
Предлагаем ознакомиться  Каким может быть исход дела при подаче заявления о краже цепочки в процессе драки

Как составить номенклатуру дел организации - образец

Образец бланка номенклатуры дел скачивайте здесь бесплатно.

Этап третий. Создание номенклатуры дел.

Перед тем, как составлять номенклатуру дел, необходимо четко знать, какие документы создаются в организации и в течение какого времени требуется их хранить.

Как это определить? Провести опрос. Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже. Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный. Для тренировки можно начать со своего отдела.

Здесь нет ничего сложного. Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании. Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного (конечно же, Руководства), начинаем присваивать отделам порядковые номера. Руководство – 1, Бухгалтерия – 2, Управление по работе с персоналом – 3, Управление по связям с общественностью – 4 и так далее.

Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны. Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные.

Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая графа.

Индекс дела – буквенный, цифровой или буквенно-цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело.

Наименование дела – это заголовок дела, вносимого в номенклатуру.

Количество единиц хранения – измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января.

Срок хранения и № статей по перечню – указывает, в течение какого периода времени (чаще всего лет) будет храниться дело, а также содержит ссылку на нормативный документ, которым этот самый срок установлен.

Название раздела – название структурного подразделения и присвоенный ему номер.

Далее просто заполняем форму. По порядку, по подразделениям вписываем в нее абсолютно все дела, которые будут храниться.

Те подразделения, деятельность которых не предусматривает учет и хранение документации, все равно вписывается в эту форму. Ведь вероятность того, что документы могут появиться, существует. Для таких подразделений оставляют несколько пустых строчек, на всякий случай. Впрочем, несколько пустых строк рекомендуется оставлять для каждого структурного подразделения, потому что в течение года могут появиться новые дела.

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

●  номенклатура
закрепляет систематизацию всех документов;

●  она
содержит сроки хранения каждого дела;

●  чтобы
стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

Пример номенклатуры дел

Надо учитывать, что номенклатура дел — локальный
нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения
работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение —
упорядочивание документов, формируемых в дела.

●  используется
как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов
в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на
обложки дел;

●  каждое
дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение
сроков хранения — первый этап экспертизы ценности документов;

●  нужна
при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При
регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по
номенклатуре;

●  классификационная
схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на
исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам
номенклатуры;

●  номенклатура
дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со
сроками хранения до 10 лет включительно. Она же — основа для составления описей
на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

●  Государственной
системой документационного обеспечения управления и

●  Основными
правилами работы архивов организаций.

Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Предлагаем ознакомиться  Прилегающая Территория К Частному Дому За Забором Сколько Метров Закон

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в
последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в
действие с 1 января.

Пример 1

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в
последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а
не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая
номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь
это серьезно меняет состав документов.

●  систематизация
всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

●  включение
в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического,
предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих
признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного
сроков хранения;

●  конкретная
и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и
содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело
документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

Как составить номенклатуру дел организации - образец

●  систематизация
дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком
хранения документации.

Составление конкретной номенклатуры дел значительно
облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур
могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных
организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов,
представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая
систематизация документов всей компании (группы компаний).

●  Типовая
номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые
сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении
конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой
номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения.

Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов
конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой
номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой
номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком
России для своих отделений;

●  Примерная
номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает
примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной
номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено
количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько
примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

Если номенклатура составляется не впервые, то используются
и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Перед составлением номенклатуры необходимо провести
аналитическую работу — изучить состав, содержание и количество всех документов.
В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных
подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки,
номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного
хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки).

Только внимательное изучение документации позволяет
определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п.
Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще
разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее — с документами
структурных подразделений.

Важное значение имеет также изучение такого параметра
документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это
позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по
корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в
определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих
подразделений.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, — охват
всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом
должна учитываться как документация, которая создается в самой организации
(внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета,
различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно
действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной
задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не
оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для
продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся
более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру
каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

понятия

В течение года номенклатура может быть дополнена делами,
образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности
организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры
предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами
01-33 и 01-34).

Не включаются в номенклатуру только печатные издания
(сборники, справочники и т.д.).

Обычно в качестве основы для определения структуры
(разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее
штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название
службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними — наименования
организаций или органов, действующих на общественных началах.

Предлагаем ознакомиться  Право приобретательной давности на земельный участок: судебная практика, исковое заявление, срок, документы для оформления

В небольших организациях или в случае отсутствия
стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции
или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная
деятельность и т.п.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме,
которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в
Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел
представляет собой таблицу из пяти граф (см. Примеры 2, 3). Каждая строка
табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело.
Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы.

В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в
номенклатуру.

Индексы дел — условные обозначения, присваиваемые каждому
делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры (см.
графу 1 номенклатур в Примерах 2 и 3). Для обозначения индексов дел
используются арабские цифры.

Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения
структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера
дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04
означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому
присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела
располагается под номером «04».

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например,
если заголовок дела «Приказы по основной деятельности» в разделе «Канцелярия»
имеет индекс 01-05, в разделе «Финансовый отдел» это дело должно иметь индекс
03-05, в разделе «Планово-экономический отдел» — 04-05 и т.д.

Индексация структурных подразделений должна быть
постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в
номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Сроки хранения

Чтобы определить сроки хранения дел (графа 4) пользуются перечнем документов или в случае необходимости законодательными и другими нормативными правовыми актами в вашей области деятельности, при этом не нужно забывать оформлять ссылку на соответствующую статью/пункт.

Росархивом, приказом от 06.10.00 г. был утвержден Список стандартных административных документов в деятельности ведомств с предписанием им сроков хранения (с ред. и доп. от 27.10.03 г.).

При оформлении номенклатуры дел непременно предусматриваются сроки, на которые считается допустимым хранить документы. По истечению данных сроков cведения, утвержденные в разных документах, могут обладать разной степенью важности.

В связи с фактическим и научным значением имеющейся документации обусловливается и период их хранения: на постоянный, на длительный, и на временный сроки хранения.

От ценности указанной документации зависят будущие сроки их хранения: полгода, 3 года, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет. При определении сроков хранения должны предусматриваться только годы. Дни и месяцы в состав документов не включаются.

Если срок хранения установлен как «ДМН» (до минования надобности), то это значит, что данная документация обладает очень узкой фактической ценностью и не подлежит обязательному хранению. Сроки хранения таких документов определяются руководством организации.

На сегодняшний день в России действуют два перечня документов с указанием сроков их хранения:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

Можно назвать его основным. В первую очередь сроки хранения ищем в нем.

  1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).

Название говорит за себя. Здесь указаны сроки хранения технической документации.

Если же нужной информации нет ни в одном из двух предоставленных источников, организация может назначить срок хранения сама. Но будьте очень внимательны и осторожны: во-первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит. Во-вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве.

Adblock detector