Государство        28 февраля 2020        19         0

Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника — Бухонлайн

Пошаговое оформление работника

Для того, чтобы работодатель смог оформить работника, ему необходимо предоставить следующий пакет документов:

  • Паспорт;

  • Трудовую книжку (если отсутствует, оформить самостоятельно);

  • СНИЛС;

  • Документы воинского учета;

  • Документы, подтверждающие квалификацию работника (диплом о высшем или незаконченном высшем образовании).

1. Сотрудник должен написать заявление о приеме на работу в соответствии со штатным расписанием.

2. Согласно статье 57 ТК РФ в 2 экземплярах работодатель оформляет трудовой договор. Один экземпляр остается у предпринимателя, другой отдается работнику. В договоре обязательно должна быть прописана следующая информация:

  • ФИО работника и работодателя;

  • Реквизиты организации;

  • Паспортные данные работника;

  • График работы;

  • Информация о заработной плате и премиях;

  • Трудовые обязанности;

  • Дата и подпись.

3. Работодатель ознакамливает нового работника со своей деятельностью и имеющимися локальными актами: должностной инструкцией, положение об охране труда, правила внутреннего трудового распорядка и др..

4. Предприниматель оформляет приказ о приеме на работу согласно унифицированной форме Т-1..

5. Работодатель заводит личную карточку работника.

6. Руководитель вносит запись в трудовую книжку в течение недели с момента заключения трудового договора.

Что надо сделать до оформления трудового договора

— паспорт или заменяющий его документ (к примеру, временное удостоверение личности по форме 2П, когда паспорт находится на оформлении в связи со сменой фамилии);

— документы об образовании, если работа требует специальных знаний;

— документы воинского учета для военнообязанных (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, если у мужчины призывного возраста (18—27 лет) нет военного билета).

Кстати, по мнению специалистов Роструда (см. ,2011, № 4, с. 43), вы вправе не брать на работу человека, если он не представил «воинский» документ. В то же время никакой ответственности за принятие на работу сотрудника без документа воинского учета нет, и, если работник подходит вам по своим деловым качествам, принимайте его без такого документа.

Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника — Бухонлайн

Но не забудьте уведомить военкомат о том, что у вас работает человек, подлежащий воинскому учетуподп. «а» п. 32 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719; подп. «а» п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ. Хотя вероятность проверки военкоматом невелика, при обнаружении нарушения это может обернуться штрафом 300—1000 руб. для руководителя фирмы или бухгалтера, если должностной инструкцией ведение воинского учета поручено емуч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если человек устраивается на работу впервые, заполните на него анкету застрахованного лица (форма № АДВ-1)Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п, дайте ее ему для проверки правильности указанных сведений и подписания.

Просмотрев подлинники перечисленных документов, снимите с них копии — подлинники надо вернуть будущему работнику;

— трудовая книжка (если работник поступает на работу не впервые и не на условиях совместительства);

— справка о наличии или отсутствии судимости при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость (например, педагогическая деятельность).

Трудовая книжка и указанная справка останутся у вас;

— заявление о приеме на работу с указанием в нем даты начала работы;

Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника — Бухонлайн

— копии свидетельства о присвоении ИНН (если есть);

— копии документов, дающих право на стандартные вычеты по НДФЛ;

— медицинская книжка, если требуется (например, для продавцов);

— загранпаспорт, если работа будет связана с загранкомандировками;

— справка по форме № 2-НДФЛ с предыдущего места работы;

— справка от предыдущих работодателей о сумме зарплаты за текущий и 2 предшествующих года (понадобится для расчета работнику пособия по болезниутв. Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н);

— справка о характере и условиях труда по основному месту работы, когда к вам на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда устраивается совместитель.

Дайте человеку прочитать все локальные нормативные акты компании, касающиеся его трудовой деятельности (должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ.

Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника — Бухонлайн

Проверьте, чтобы он расписался в том, что с ними ознакомлен, в документе, предусмотренном у вас в компании (к примеру, ведомость или лист ознакомления с локальными нормативными актами).

Предлагаем ознакомиться  Фальсификация доказательств по гражданскому делу УК РФ

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Статья 136 ТК РФ предусматривает, что предприниматель обязан каждые полмесяца выплачивать сотруднику заработную плату. Сроки и порядок выплат установлены трудовым договором. При начислении зарплаты необходимо вести кадровый учет и табель рабочего времени. Несвоевременная выплата накладывает на работодателя административную или материальную ответственность.

Работник, оформленный по трудовому договору имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и больничный. В свою очередь работодатель должен раз в месяц из зарплаты удерживать НДФЛ и перечислять в бюджет. Он составляет 13% и перечисляется в налоговую не позднее двух дней после начисления зарплаты.

Предприниматель, который привлек определенное количество сотрудников, становится работодателем, а значит должен перечислять установленные законодательством взносы. Страховые взносы должны быть оплачены до 15 числа каждого месяца. Ставка взносов составляет 30% с зарплаты сотрудника, где 22% в ПФР, 5,1% в ФОМС и 2,9% в ФСС.

При заключении гражданско-правового договора, работодатель не обязан оплачивать средства в ФСС, но по желанию перечисления допускаются.

Что надо сделать при заключении трудового договора

Оформить трудовой договор в письменном виде надо в течение 3 рабочих дней со дня, когда человек приступил к работе. В ситуации, когда трудовой договор с работником еще не оформлен, а к вам нагрянул трудинспектор, доказательством того, что новый сотрудник у вас всего 1—2 дня и вы не нарушаете трудовое законодательство, не оформляя письменный договор, послужит именно заявление о приеме на работу.

Наверняка у вас есть шаблон договора, составленный с учетом особенностей деятельности вашей организации и работы конкретных сотрудников. Поэтому мы лишь напомним, что унифицированной формы трудового договора не существует, но есть перечень обязательных сведений и условий, которые нужно в нем отразить. Он содержится в ст. 57 ТК РФ.

Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника — Бухонлайн

Проверьте, чтобы сведения о дате начала работы, указанные в приказе, соответствовали дате, указанной в трудовом договоре. Также не забудьте записать срок испытания, если он предусмотрен договором. Наверняка поле приказа, в котором проставляется дата окончания работы, у вас останется незаполненным, поскольку чаще всего договор бессрочный.

Сделайте один экземпляр приказа — работнику оригинал приказа выдавать не нужно. Но если он попросит, можете выдать ему копию.

Два экземпляра трудового договора, подписанные работником, и приказ о приеме на работу отнесите на подпись руководителю компании. После их подписания директором отдайте работнику один экземпляр договора. Попросите, чтобы он расписался на вашем экземпляре в том, что свой экземпляр он получилст. 67 ТК РФ. В приказе о приеме на работу также нужна подпись работника как подтверждение того, что он с ним ознакомлен.

Если должность или вид выполняемой работы нового сотрудника указаны в Перечне должностей работников, с которыми можно заключать договор о полной материальной ответственностиутв. Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85, подпишите с ним такой договор. Речь идет, в частности, об экспедиторах, кассирах, кладовщиках.

Отчетность предпринимателя по сотруднику

С наемными работниками у предпринимателя увеличивается количество отчетов, которые следует сдавать в разные органы. Соответственно работодателю важно знать куда, в какие сроки и какие отчеты необходимо предоставить.

Отчеты по работникам сдаются в три инстанции:

  • Налоговый орган;

  • Пенсионный фонд;

  • Фонд социального страхования.

Сведения о среднесписочной численности работников — данные сдаются один раз в год. Предоставить их необходимо до 20 января следующего года. Например, отчет за 2017 год нужно предоставить до 20 января 2018 года. Сведения нужны для того, чтобы налоговая контролировала численность работников при расчете налогов и наложении налоговых специальных режимов.

Справка 2-НДФЛ — отчет предоставляется один раз в год до 1 апреля по каждому работнику. В справке отображена информация о доходах работника, положенных вычетах и удержанном подоходном налоге за прошедший год. Если в штате индивидуального предпринимателя больше 25 человек, отчет сдается в электронном виде.

Справка 6-НДФЛ — сдается поквартально до 1 числа следующего квартала. Предоставить справку необходимо вовремя. За просрочку, помимо денежного штрафа, налоговая вправе заблокировать расчетный счет.

Расчет страховых взносов — сдается поквартально до 30 числа следующего квартала.

Сведения о страховом стаже — сдаются один раз в год по итогам года. Предоставить отчет необходимо до 1 марта следующего года.СЗВ-М — предоставлять отчет нужно ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В документе указаны сведения о работодателе и о работниках. По работникам должна быть следующая информация: ФИО, СНИЛС и ИНН.

Предлагаем ознакомиться  Задаток при покупке квартиры: как правильно оформить и что нужно знать

4 ФСС — отчет предоставляется один раз в квартал работодателем, которые уплачивают взносы по несчастным случаям. Отчет нужен для того, чтобы работодатель мог вернуть часть выплаченных средств. Сведения необходимо предоставить до 25 числа следующего квартала.

Что надо сделать после оформления трудового договора

Если работник передал вам трудовую книжку, сделайте в ней запись о приеме на работу, если работа у вас для него основнаяст. 66 ТК РФ.

Выдачу книжки отразите в приходно-расходной книге по учету бланков книжки и вкладыша в нее. Возьмите с работника стоимость ее бланка. Можно удержать эту сумму из дохода работника или попросить его оплатить наличнымипп. 41, 42, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. ККТ в последнем случае вам не понадобитсяп. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если зарплата в вашей организации выплачивается в безналичной форме, то попросите работника написать заявление на выпуск зарплатной карты в вашем банке.

В кадровой программе не забудьте заполнить личную карточку работника по форме № Т-2. Распечатайте ее и дайте подписать сотруднику.

Анкету застрахованного лица по форме № АДВ-1, которую вы заполнили на нового работника, отправьте в свое отделение ПФР в течение 2 недель с даты заключения договора. Не забудьте приложить к ней:

  • опись по форме № АДВ-6-1 «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР»;
  • диск (флешку) с электронной версией документов, направляемых в отделение ПФР.

Забрав в отделении ПФР готовое страховое свидетельство работника с сопроводительной ведомостью, проверьте правильность содержащихся в нем сведений. Если в свидетельстве нет ошибок, то отдайте его работнику не позднее недели со дня получения, попросите его расписаться в сопроводительной ведомости и верните ведомость в отделение ПФР.

А вот если в свидетельстве обнаружены ошибки, выдайте работнику для заполнения листок исправлений АДВ-9 или самостоятельно заполните его, а работник распишется в нем. Вместе с сопроводительной ведомостью и свидетельством с ошибками отправьте листок исправлений в отделение ПФР и ожидайте новое свидетельство.

Если с работником уже оформлен договор, а он не пришел на свое рабочее место в день, указанный в договоре как день начала работы, работодатель вправе даже не выяснять причину неявки. Независимо от того, уважительная она (к примеру, заболевание) или нет, можно в произвольной форме:

  • составить акт о невыходе работника на работу в первый рабочий день;
  • издать приказ об аннулировании трудового договора.

Если невыход на работу связан с болезнью, травмой человека, подтвержденной листком нетрудоспособности, выплатите ему пособие по временной нетрудоспособности со дня, когда он должен был приступить к работе, до дня аннулирования трудового договора, но не более чем за 75 календарных днейч. 2 ст. 5, ч. 4 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Оформление работника на полставки

1. Принять заявление. В заявлении о приеме на работу работник указывает желаемую должность и размер ставки.

2. Ознакомление с локальными актами под подпись.

3. Заключение трудового договора, где особое внимание уделяется пунктам о выработке часов и размеру ставке.

4. Издание приказа, в котором обязательно указывается информация, что работник принят на полставки.

5. Запись в трудовую книжку. Информация о ставке не указывается.

При заключении трудового договора следует рассчитать количество часов для неполной ставки. Необходимо конкретно указать количество часов, отрабатываемых в день, неделю или месяц. Эта информация нужна для того, чтобы правильно рассчитать заработную плату. При этом в трудовом договоре рекомендуют указывать зарплату за полную ставку, но следует уточнить, что работник принят на полставки и зарплата составляет меньшую сумму.

Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника — Бухонлайн

Законом РФ установлена минимальная оплата труда. Но, работая на полставки, работник может получать ниже этой суммы. Уточнение в трудовом договоре помогут избежать проблем с трудовой инспекцией и объяснить, почему оплата производится в меньшем размере, чем установленный минимум.

Чаще всего работники устраиваются на полставки, имея основное место работы. В этом случае трудовая книжка остается на основном месте и никакие записи о подработке не заносятся.

Предлагаем ознакомиться  Доли в наследстве по закону в 2020 году

Оформление временного работника

В процессе рабочей деятельности возникают ситуации, когда работник уходит в декретный отпуск или оформляет долгосрочный больничный. Работодатель вынужден привлечь дополнительное лицо для осуществления трудовых обязанностей, временно отсутствующего сотрудника.

Предприниматель может прибегнуть к нескольким вариантам.

В этом случае заключается дополнительное соглашение и издается приказ. В документах следует указать информацию о дополнительных трудовых обязанностях и изменениях в заработной плате. Помимо своих трудовых функций, работник обязан выполнять возложенные дополнительные обязанности.

Перевод сотрудника на временно освободившуюся должность. С работника полностью снимаются предыдущие обязанности и назначаются новые. Пребывать на должности в связи с переводом можно не более года. Запись в трудовую книжку не заноситься. Как только отсутствующий работник возвращается, замещающий его сотрудник перемещается на свою должность. Для осуществления перевода, работодатель оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника — Бухонлайн

Заменить отсутствующего работника может новый сотрудник, с которым заключается срочный трудовой договор. Договор оформляется также, как и бессрочный, но прописывается уточнение, что работник нанят с целью замещения временно отсутствующего работника. Если известна дата возвращения сотрудника, можно конкретными сроками ограничить работу нового работника.

Порядок и правила оформления приёма на работу по ТК РФ

Работодателю при трудоустройстве новых сотрудников следует ориентироваться на нормы трудового законодательства. Отступление от них квалифицируется как нарушение закона, влекущее за собой административную или уголовную ответственность.

Гражданин должен быть готов к тому, что при трудоустройстве ему придётся предъявить следующие документы:

  1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (свидетельство о рождении, паспорт своей страны и разрешение на пребывание в России для выходцев из других государств и т. п.).
  2. Трудовую книжку (если это первое трудоустройство, заводится данной организацией).
  3. Страховое свидетельство пенсионного страхования.
  4. Документы воинского учёта (для военнообязанных или призывников).
  5. Диплом об образовании (если работа требует специальной подготовки и знаний).
  6. Медицинскую справку (в случае принятия на работу несовершеннолетних или если это работа в сфере общепита).
  7. Свидетельство о присвоении ИНН.
Страховое свидетельство пенсионного страхования в руке мужчины

СНИЛС является одним из необходимых документов, предъявляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта (статья 65 ТК РФ)

Иногда запрашиваются дополнительные документы.

Образец анкеты для трудоустройства в ОВД

Помимо подачи основного пакета документов, потенциальный сотрудник при поступлении на службу в государственные или муниципальные органы должен заполнить анкету

При приёме на работу новых лиц придерживаются определённой последовательности действий. Они касаются сбора запрашиваемой от граждан документации и её изучения, издания приказа о приёме на работу, оформления и подписания трудового договора.

Помимо описанного выше пакета документов, соискатель подаёт заявление о приёме на работу. Стоит сразу оговориться, что согласно закону его писать необязательно. В ТК РФ (ст. 65) заявление не упоминается в списке обязательных для трудоустройства документов. Однако в некоторых случаях (например, при поступлении на гражданскую службу) оно оформляется и подаётся вместе с основной документацией.

Что касается заявления о приёме на работу, то оно составляется произвольно, т. к. установленного образца не существует. Тем не менее содержание его должно отвечать некоторым требованиям (образец бланка здесь). Оформляется оно на имя первого лица организации.

Текст заявления содержит данные такого рода:

  • Ф. И. О. потенциального работника;
  • наименование структурного подразделения (при наличии) и должность (профессия), по которой гражданин планирует работать;
  • оклад по занимаемой должности согласно штатному расписанию;
  • дату, с которой гражданин планирует начать свою деятельность у данного работодателя;
  • сведения об ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка;
  • дату написания.
Образец заявления о приёме на работу

Заявление о приёме на работу пишется в свободной форме, но иногда крупные организации разрабатывают свои унифицированные бланки

Приступивший к выполнению своих обязанностей гражданин получает на руки ряд локальных нормативных актов для ознакомления.

Список локальных нормативных актов, которые должен изучить работник:

  • правила внутреннего трудового распорядка (образец здесь);
  • должностная инструкция;
  • инструкция по охране труда;
  • положение о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовые обязанности работник;
  • положение об аттестации;
  • положение о коммерческой тайне;
  • положение об оплате труда;
  • график работы;
  • график сменности;
  • правила хранения и использования персональных данных работника.
Образец графика сменности

График сменности — один из локальных нормативных актов организации, с которым может быть ознакомлен работник

Законодательством в сфере труда не регламентирована процедура ознакомления сотрудников с внутренней документацией. Наниматель вправе использовать с этой целью любой способ, однако работник после подобной процедуры должен поставить свою подпись.

Не стоит забывать, что неознакомление работников с внутренними документами организации противозаконно и влечёт за собой административную ответственность для работодателя.

При трудоустройстве новых сотрудников оформление документации происходит достаточно оперативно. Стоит отметить, что даты издания приказа о приёме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы, как правило, не совпадают.

Adblock detector